Page Commande

Accès aux Commandes

Pour accéder à la section “Commandes,” utilisez la barre de navigation sous la “catégorie base de données,” puis “Commande/Offres,” où vous trouverez la liste des Commandes.

Liste des commandes

La page “Commande” répertorie toutes les commandes faites par l’entreprise. Pour chaque commande, vous trouverez les informations suivantes :

Statut : Le statut de la commande.
Référence : La référence de la commande.
Entreprise : L’entreprise liée à la commande.
Chantier : Le chantier associé à la commande.
Date : La date de la commande.
Total : Le montant total de la commande.

Vous pouvez naviguer directement vers l’entreprise ou le chantier en cliquant sur leur nom. Pour effectuer des recherches, utilisez la loupe en haut à gauche de l’écran. Pour créer une nouvelle commande, cliquez sur le bouton plus en haut à gauche de l’écran. Si vous souhaitez modifier une commande, accédez à sa fiche en cliquant sur sa référence ou en cliquant sur le bouton “lien” à droite de sa ligne.

Formulaire Commande

Le formulaire de commande vous demande les informations suivantes :

Référence : Vous pouvez entrer une référence désignée par votre entreprise ou en créer une automatiquement en cliquant sur les deux flèches formant un cercle. Cette référence doit être unique au sein de votre entreprise.
Chantier : Une commande doit être associée à un projet de construction unique auquel sera impacté la dépense.
Référence Fournisseur : Ce champ n’est pas obligatoire, mais peut permettre de retrouver la commande du fournisseur si nécessaire.
Fournisseur : L’entreprise qui fournira les biens ou service.
Date de la Commande : La date de passation de la commande.
Statut : Il y a 4 statuts : “Brouillon,” “Valider,” “Envoyer,” “Payer.” Notez qu’une commande validée et payée ne peut plus être modifiée ou supprimée.
Commentaire : Un espace en texte libre pour des commentaires de l’utilisateur.
Livraison : Vous pouvez indiquer si la commande doit être livrée ou non. Si une livraison est prévue, vous pouvez spécifier la date de livraison et l’adresse de livraison. Si la livraison se fait au dépôt ou sur le chantier, vous n’avez pas besoin de réintroduire l’adresse. Si vous souhaitez livrer à une autre adresse, choisissez “Autre” et saisissez l’adresse manuellement. Vous pouvez également indiquer le coût de la livraison. La séparation du coût de livraison des lignes de la commande vous permettra de calculer un coût unitaire livré pour l’achat. Utile pour vos consultations.
Achats : Cette section regroupe les éléments de la commande. Vous pouvez ajouter un achat en cliquant sur le bouton plus à côté du mot “Achat”. Une nouvelle ligne sera ajoutée. Pour chaque achat, vous devrez spécifier :
- Achat : Un élément faisant partie de la base de données. (Seul les administrateurs et le gérant peuvent ajouter de nouveaux achats à la base de données. Il faudra que l’achat fasse partie de la base de données pour pouvoir l’utiliser dans une commande)
- Variante : Un texte libre correspondant généralement à des détails supplémentaires, tels que la couleur.
- Libellé Fournisseur : Un libellé permettant au fournisseur d’identifier le produit exact, par exemple, le modèle.
- Unité, la quantité et le prix unitaire

Vous pouvez répéter cette action pour ajouter plusieurs achats. Si vous avez toutes les informations dans un tableur Excel, vous pouvez copier-coller en utilisant les commandes Ctrl+C et Ctrl+V dans ce tableau.

Une fois que vous avez saisi toutes les informations, cliquez sur le bouton “Valider” pour enregistrer vos données.

Fiche Commande

La fiche de commande récapitule tous les éléments de la commande. Vous avez la possibilité de cliquer sur chaque élément, tels que le fournisseur, le chantier ou l’adresse de livraison, pour accéder à leurs liens respectifs. Vous pouvez également cliquer sur chaque achat pour accéder à leur fiche.

La fiche de commande vous permet de modifier la commande, de créer une nouvelle commande préremplie à l’identique, ou de la supprimer, si le statut le permet.