Gestion du Répertoire

La page Répertoire vous permet de regrouper toutes les adresses, qu’il s’agisse de fournisseurs, de sous-traitants ou de clients. Les éléments du répertoire peuvent appartenir à une ou plusieurs catégories, par exemple, un client peut également être un sous-traitant. Vous n’avez pas besoin de spécifier le type d’entité, il sera automatiquement défini en fonction de son utilisation. Par exemple, si vous recevez une offre de prix, l’entité sera classée comme fournisseur, et si vous l’utilisez comme maître d’ouvrage, elle sera catégorisée comme client.

Accès aux Achats

Pour accéder à la section “Répertoire,” utilisez la barre de navigation sous la “catégorie base de donneées”, où vous trouverez votre répertoir sous forme de tableau. Vous pouvez également explorer les sous-catégories correspondant aux 3 types différents. Pour créer un nouvel élément dans le répertoire, cliquez sur le bouton ”+” à côté de la loupe. Pour modifier un élément, accédez à sa fiche et cliquez sur le bouton “Modifier” à droite du logo Kobba.

Composition d’un Élément du Répertoire

Chaque élément du répertoire doit avoir un nom pour l’identifier, et peut appartenir à une ou plusieurs catégories. Vous pouvez également ajouter un site internet en option. Chaque élément ne peut avoir qu’une seule adresse pour garantir une bonne pratique. Par exemple, si un locataire possède plusieurs agences, il est préférable de créer un élément distinct pour chaque agence.

De plus, vous pouvez ajouter un commentaire libre.

Contacts

Chaque élément du répertoire peut contenir plusieurs contacts, et tous les champs de contact sont optionnels. Par exemple, vous pouvez ajouter un contact en tant qu’accueil sans spécifier le nom de la personne, en ajoutant uniquement un email et un téléphone. Vous pouvez également ajouter un contact avec nom et prénom et le rôle de conducteur de travaux ou commercial.

Catalogue de Prix

Sur la fiche de chaque élément du répertoire, vous trouverez des données supplémentaires qui s’ajouteront à mesure que vous utiliserez l’élément. Par exemple, lors de la réception d’offres de prix ou de commandes, un onglet “Produits et Services” vous permettra de voir la liste des achats proposés par le fournisseur, vous permettant de créer automatiquement un catalogue de prix au fil du temps.

Graphique Dépense

Le graphique de dépense vous permet de visualiser les dépenses mensuelles que votre entreprises a effectuées avec ce fournisseur.

Liens avec les Chantiers

Si vous utilisez ces éléments en tant que contacts dans un chantier, un onglet “Chantier” apparaîtra, vous permettant de voir la liste des chantiers auxquels l’élément est associé, quel que soit son rôle (maître d’œuvre, maître d’ouvrage ou entreprise en coactivité).

Création de Commandes

Si l’élément est de type fournisseur ou sous-traitant, un bouton “Créer une Commande” vous permettra de créer une commande directement à partir de la fiche de l’élément.